Archiwizowanie dokumentów jest niedoceniane i często traktowane po macoszemu przez różne firmy. Nierzadko są to instytucje nie tylko prywatne, ale i państwowe. Znajomość prawa archiwizacji dokumentów jest niezbędna do prawidłowego przechowywania dokumentów. Warto więc wiedzieć, jak przechowywać dokumenty oraz przez ile czasu to robić.
Klasyfikacja dokumentów
Aby dobrze wypełniać swoje zadanie, a więc, aby skutecznie archiwizować i przechowywać dokumenty i dane wrażliwe, należy przede wszystkim znać klasyfikację. Jest to specjalny spis mówiący o charakterze przechowywanych danych. Wedle niego literką A oznacza się dokumenty archiwalne, które muszą być przechowywane wieczyście. Do ich przechowywania używa się specjalnych teczek, które nie powodują degradacji papieru oraz klipsów archiwizacyjnych. Są to zwykle dokumenty państwowe, akty urodzenia, zgonu, ślubu itp.
Druga litera, a więc litera B odnosi się do materiałów niearchiwalnych, które po upływie określonego czasu mogą zostać zniszczone. W tym przypadku mówimy o trzech podkategoriach, czyli dokumentach B, BC oraz BE. Pierwsze to dokumenty archiwizowane po kilku lub kilkudziesięciu latach, drugie to dokumenty chwilowego użytku, bez potrzeby przechowywania. Trzecie to dokumenty wymagające ekspertyzy po upływie czasu.
Jak przechowywać dane wrażliwe?
W przypadku technicznego wyposażenia archiwum firmy, istotną rolę odgrywają specjalne klipsy archiwizacyjne, szafy na dokumenty oraz segregatory i skoroszyty ze specjalnych materiałów, które zapobiegają degradacji nośników danych. Warto wiedzieć, że w tym przypadku wszystkie przedmioty muszą posiadać niezbędne certyfikaty i być przeznaczone do użytku w konkretnym zastosowaniu. Np. inne teczki potrzebne są dla dokumentów księgowych, przechowywanych przez 5 lat, a inne do dokumentacji pracowniczej, która w firmie pozostaje dziesięć razy dłużej.
