Raport kasowy jest dokumentem, który ma potwierdzać obrót gotówką w firmie. Jego podstawowym zadaniem jest odzwierciedlenie stanu gotówki znajdującej się w kasie przedsiębiorstwa. Dokument ten składa się z uporządkowanych, ponumerowanych faktur i rachunków, za które płatność została uregulowana gotówką oraz dowodów wpłat i wypłat z kasy firmy. Jak poprawnie go wypełnić i kto jest zobowiązany do jego przygotowania?
Które firmy muszą przygotowywać raport kasowy?
Raporty kasowe muszą sporządzać wszystkie przedsiębiorstwa, które samodzielnie monitorują przepływy gotówkowe w firmie, czyli mówiąc prościej, regulują swoje zobowiązania lub ich część gotówką i w tej formie przyjmują też wpłaty od klientów i kontrahentów. Dokument należy sporządzać dla każdego okresu, który jest przyjęty w instrukcji kasowej jako okres rozliczeniowy, nie może to być jednak rzadziej niż raz na miesiąc. Konieczność częstego wystawiania raportów kasowych sprawia, że właściciele firm i działy księgowe chcą znaleźć sposób na szybkie i wygodne wystawiania dokumentów kasowych. Rozwiązaniem dla sklepów, punktów usługowych czy innych podmiotów przyjmujących płatność gotówką jest księgowość on-line. Dzięki niej wystawianie dokumentu będzie prostsze, a także zajmie mniej czasu.
Jak wystawić raport kasowy?
Aby poprawnie sporządzić raport kasowy, należy zgromadzić dokumenty, które przedstawiają przepływ środków pieniężnych w działalności gospodarczej. Potwierdzeniem ich wpływu lub wydatku są:
- Dowody zakupu, czyli faktury i rachunki,
- Dowody KP (kasa przyjęła) i dowody KW (kawa wydała),
- Koperty płacowe, czyli dokumenty, na których odbiorcy wynagrodzenia za pracę lub uposażenia potwierdzają otrzymanie gotówki w określonej dacie,
- Wnioski o wypłatę zaliczek na podróże służbowe,
- Polecenia wypłaty lub wpłaty z tytułu rozliczeń podróży służbowych,
- Polecenia wypłaty, które zostały zaakcentowane przez strony upoważnione,
- Dowody wpłat na rachunki bankowe,
- Polecenia wykonania dyspozycji płatniczych.
Jakie dane musi zawierać raport kasowy?
Zgromadzenie dokumentów to dopiero pierwszy krok w przygotowaniu raportu kasowego. Aby dokument był ważny, powinien zawierać szereg elementów. Prawidłowo sporządzony raport kasowy zawiera:
- dane firmy (wystarcza pieczęć firmowa),
- numer raportu kasowego (dozwolona jest zarówno numeracja ciągła, jak i numeracja wskazująca poszczególne kasy),
- oznaczenie okresu, za jaki jest sporządzany raport kasowy – w tym przypadku decydujące są ustalenia instrukcji kasowej,
- wykaz wszystkich operacji – muszą zostać zaprezentowane w porządku chronologicznym i opisane (pozycja, data, treść dokumentu kasowego, dane osób dokonujących wpłat lub wypłat pieniężnych),
- numer konta przeciwstawnego,
- informacja o obrotach i stanie kasy (poprzednim i obecnym),
- informacja o liczbie załączników KP i KW.
Istotne jest również podpisanie raportu przez osobę (kasjera), która go sporządzała i opatrzenie datą przygotowania i zatwierdzenia. Dokument zawsze zatwierdzany jest przez osobę upoważnioną np. kierownika działu księgowości lub właściciela firmy. Jego ostatecznym efektem jest pokazanie informacji o stanie początkowym i końcowym kasy. Wykonanie obliczeń może skutkować tym, że ujawnione zostaną błędy w obrocie gotówką w firmie. Te mogą mieć wymiar niedoboru lub nadwyżki w kasie.
