Zamawiający już niedługo będą mieli obowiązek odbierania od wykonawcy faktur elektronicznych za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania. Taka możliwość będzie także dotyczyć wysyłania i odbierania tą drogą innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych lub umów koncesji na roboty budowlane bądź usługi, jeżeli obie strony wyrażą zgodę na taki sposób przekazania dokumentów. Najważniejsze przepisy nowej ustawy wejdą w życie 18 kwietnia 2019 r.
Mowa o regulacjach ogłoszonych już w Dzienniku Ustaw ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publicznoprywatnym (Dz.U. poz. 2191). Określa ona m.in. zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, m.in.:
- zamówienia towaru lub usługi,
- zawiadomienia o zbliżającej się dostawie,
- potwierdzenia odbioru towaru lub usługi,
- faktury korygującej,
- dowodu księgowego
związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. platformy elektronicznego fakturowania.
Ustawa nie odnosi się do kwestii pełnej elektronizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W świetle zakresu stosowania przedmiotowej ustawy, korzystanie przez zamawiającego z platformy elektronicznego fakturowania będzie dotyczyło wyłącznie etapu związanego z realizacją zamówienia publicznego.
Zobacz też „Zasady przedpłaty w zamówieniach publicznych”
Korzystanie z platformy
Zamawiający będą zobowiązani do posiadania konta na platformie i będą musieli założyć konto na platformie przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej FV. W przypadku gdy wykonawca będzie wysyłać ustrukturyzowane faktury elektroniczne oraz inne dokumenty elektroniczne, wykorzysta własne konto na platformie, chyba że upoważni do ich wysyłania inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Korzystanie z platformy będzie bezpłatne.
Sporządzenie Faktury VAT
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna będzie składać się z danych wymaganych przepisami o podatku od towarów i usług oraz danych zawierających:
- informacje dotyczące odbiorcy płatności,
- wskazanie umowy zamówienia publicznego.
W ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej, poza wskazanymi powyżej danymi, będzie można także zamieścić inne informacje, jeżeli staną się niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych. Inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny powinien zawierać wskazanie umowy zamówienia publicznego lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, których dotyczy.
Platformę stworzy minister właściwy do spraw gospodarki. Zamieści na niej dokumentację organizacyjno-techniczną platformy, która będzie zawierać w szczególności:
- opis funkcjonowania oraz korzystania z platformy,
- opisy, schematy, instrukcje i inne materiały dotyczące ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych,
- wymagania techniczne i organizacyjne konta na platformie.
Ustawa nie będzie miała zastosowania do:
- zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1–3, 5 i 6 ustawy Pzp,
- umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji.
Więcej aktualności nt. zamówień publicznych znajdziesz tutaj
Justyna Rek-Pawłowska – prawnik z wieloletnim doświadczeniem w stosowaniu prawa zamówień publicznych, aktualnie pracownik działu prawnego dużej spółki budowlanej, redaktor w Portalu Zamówienia Publiczne www.portalzp.pl
