Jak zorganizować konferencje zdalną?

Czy charakter Twojej firmy zmuszał ją do regularnego organizowania konferencji? Wraz z rozpoczęciem się epidemii koronawirusa, stało się to szczególnie trudne, a czasami i niemożliwe? Na pewno tak. Dla wielu firm mogło to być powodem do ograniczenia lub czasowego zamknięcia działalności.

Branża rozrywkowa, eventowa, medialna – każda z nich aktywnie wykorzystuje konferencje prasowe, sympozja i prezentacje, aby promować swoje usługi, produkty i zdobywać nowych klientów. Pozbawieni dostępu do tych możliwości, zaczęli liczyć straty. Co można zrobić, aby im zapobiegać? Z pomocą przychodzi nam internet i jego rozwiązania. Jedno z nich to realizacja konferencji w formie zdalnej.

Na czym polega konferencja zdalna?

Jest to wydarzenie o różnorodnym charakterze, w którym można wziąć udział bez wychodzenia z domu. Dziś każdy z nas może być online. Posiada pod ręką telefon komórkowy, który jest stale podłączony do sieci. Dzięki niemu pozostajemy w kontakcie z bliskimi, pracownikami i każdym, z kim zależy nam by utrzymać kontakt. Bycie online to również możliwość by oglądać dowolne konferencje online z różnorodnych branż. Czemu mogą one być poświęcone? Wypuszczenie na rynek nowego produktu, wypowiedzi specjalistów, konferencje prasowe z politykami lub innymi ważnymi osobistościami, a w końcu konferencje z autorami książek, które mają swoja premierę na rynku.

Jak przenieść swoją konferencję do sieci?

Jeśli znacie tylko tradycyjne konferencje i wydarzenia w formie organizowanej na sali, warto otworzyć się na nowe możliwości. Jedna z nich to właśnie transmisja konferencji w Internecie. Aby móc takie wydarzenie zorganizować, potrzebnych nam będzie kilka rzeczy. Z uwagi że jest to kosztowny, profesjonalny sprzęt, jego kupowanie na własny użytek raczej nie wchodzi w grę. Zamiast tego można skorzystać z usług firm eventowych, które specjalizują się w realizacji wydarzeń oraz ich transmisji do sieci.

Co jest potrzebne by zrealizować streaming konferencji?

• Kamery – oczywiście nie obejdzie się bez kamer video. Posiadamy duży wybór urządzeń rejestrujących obraz, przeznaczonych do różnych celów. Są to zarówno kamery stacjonarne, przeznaczone do pracy na statywach, jak również kamery ręczne, dzięki którym można wykonywać świetne ujęcia w ruchu. Wszystkie nasze kamery rejestrują obraz w jakości Full HD

• Mikrofony – transmisja online wydarzeń to nie tylko obraz, ale i dźwięk. Konieczne jest zatem stosowanie najwyższej jakości mikrofonów, które starannie zbierają dźwięk, filtrują go i usuwają zanieczyszczenia. Tylko w ten sposób możemy zapewnić najlepszą jakość transmisji, w której każde wypowiedziane słowo będzie w pełni zrozumiałe.

• Nadajniki – urządzenia nadawcze pozwalają nam transmitować relację na żywo do internetu. Oczywiście nie zawsze transmisja konferencji odbywa się w nowoczesnym biurowcu, oferującym internet światłowodowy. W wielu przypadkach konieczne jest posiłkowanie się innymi rozwiązaniami, takimi jak nadawanie przy użyciu sieci LTE, a kiedy nie jest dostępna w pobliżu – nadajnikami radiowymi lub satelitarnymi.

Ile kosztuje realizacja konferencji zdalnej? 

Firmy, nie mające do tej pory kontaktu z konferencjami zdalnymi, często są przekonane o bardzo wysokich cenach, które przyjdzie im zapłacić za takie usługi. Na szczęście niewiele ma to wspólnego z prawdą. Konferencje online są o wiele tańsze niż konferencje stacjonarne. W przypadku tych pierwszych, głównymi kosztami jest:

• Ilość kamer – transmisje online wydarzeń mogą być rejestrowane jedną, dwoma lub czterema kamerami. Ich ilość jest uzależniona od kilku czynników, takich jak liczba osób zaproszonych na wydarzenie, wielkość sali, w której jest organizowane oraz oczekiwania klienta.

• Liczba kamerzystów – każda kamera powinna mieć swojego operatora. Czas ich pracy również jest kosztem, mającym wpływ na wartość transmisji. Aby cena za streaming była jak najniższa, zalecamy wybór opcji z jedną lub dwoma kamerami i taką samą liczbą kamerzystów.

• Dodatkowe opcje – konferencje internetowe mogą mieć wygląd surowego wideo lub zostać wzbogacone o wiele innych, przydatnych dodatków. Starannie opisujemy je poniżej.

Dodatkowe usługi związane z konferencjami zdalnymi

• Serwer streamingowy – chcą Państwo aby wydarzenie online można było oglądać na dedykowanej stronie, a dostęp do konferencji miały tylko wybrane – zaproszone osoby? Jeżeli tak, warto skorzystać z opcji transmisji na serwerze streamingowym. Posiada on wiele możliwości konfiguracji i udzielania dostępu do transmisji. Duża przepustowość i wydajność, pozwala płynnie i bez przeszkód obsłużyć nawet największy ruch.
• Transmisja na portal społecznościowy – konferencje online mogą również być dostępne dla szerszej publiczności. Z pomocą przychodzą serwisy społecznościowe, na których większość z nas posiada przynajmniej jedno konto. Live Streaming wydarzenia online może się odbywać przy pomocy facebooka, you tube lub wielu innych platform streamingowych. Co więcej, transmisja może się jednocześnie odbywać na wszystkich z nich.
• Prezentacja (Picture-in-Picture) – bardzo ciekawa opcja rekomendowana przy szczególnych wydarzeniach, w czasie których transmitowany jest obraz z kilku kamer. Opcja picture-in-picture to kilka mniejszych obrazów w jednym, głównym. Nadaje to prezentacji bardzo profesjonalnego wizerunku, a jednocześnie zwiększa atrakcyjność przekazu, przyciągając widzów.
• Strona www wydarzenia – ważne wydarzenia powinny mieć poświęconą im stronę internetową. Zostanie ona uruchomiona z odpowiednio dużym wyprzedzeniem, aby być swoistą wizytówką konferencji. Dodatkowo można zadbać o jej promocję w mediach społecznościowych lub wynikach wyszukiwania Google. Dzięki niej, jeszcze więcej osób dowie się o wydarzeniu.
• Belki, animacje, plansze – cała transmisja online wydarzenia może być wzbogacona ciekawymi dodatkami graficznymi. Mogą one być statyczne, czyli nieruchome, jak również dynamiczne – czyli ruchome. Paski z podpisami, przerywniki, reklamy sponsorów oraz wiele dodatkowych opcji ustalanych indywidualnie.
• Statystyki oglądalności – dobrze jest śledzić jak przebiegają transmisje online i ilu uczestników zgromadziły. Do tego służy zaawansowany model statystyk, do których każdy klient może uzyskać bezpłatny dostęp.