Zalety i wady elektronicznego obiegu dokumentów

Każda firma, która chce osiągnąć sukces, musi sprawnie funkcjonować. Bardzo ważne jest ukończenie projektów w zaplanowanym czasie oraz dotrzymanie terminów spotkań z klientami. Niedopuszczalne są niedokończone sprawy czy spóźnienia. Dlatego bardzo ważny jest odpowiedni obieg dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów

Obieg dokumentów w formie elektronicznej jest nowym narzędziem, które ułatwia zarządzanie wszelkimi dokumentami i pocztą oraz poprawia wydajność pracy w przedsiębiorstwie. Jest to system informatyczny, który umożliwia rejestrację dokumentów, ich archiwizowanie, katalogowanie, porządkowanie lub też tworzenie dokumentów elektronicznych na zapotrzebowanie firmy i przekazywanie ich dalej pracownikom. W ten sposób oszczędza przedsiębiorstwu pieniądze i czas, a pracownikom ułatwia wykonywanie zleconych zadań.

Elektroniczny obieg dokumentów – działanie

Każdy dokument zostanie zeskanowany i wprowadzony do systemu. Od tego momentu jest gotowy do wprowadzenia do obiegu w zależności od potrzeb i uprawnień. Dostęp do dokumentów w systemie ma każdy pracownik z uprawnieniami do danego zadania czy projektu.

Elektroniczny obieg dokumentów – zalety

System ten można stosować w przedsiębiorstwach, urzędach i instytutach dzięki wielu zaletom:

• sprawniejszy obieg – łatwy dostęp do dokumentów przedsiębiorstwa, które docierają do wszystkich w wyznaczonym czasie,
• szybszy dostęp do informacji,
• kontrola dostępu do informacji – można decydować kto i kiedy ma dostęp do jakich treści,
• efektywne wykorzystanie informacji – obieg dokumentów trwa krócej, a ich uporządkowanie ułatwia szybsze wyszukiwanie,
• podgląd dokumentacji – w razie potrzeby można powracać do spraw i sprawdzać, na jakim etapie załatwiania się znajdują,
• eliminacja ryzyka zagubienia dokumentów czy zapomnienia o załatwieniu ważnych spraw,
• oszczędność czasu i pieniędzy – wyeliminowanie błędów popełnianych w tradycyjnym systemie papierowym,
• obniżenie wydatków firmy na administrację – mniej osób jest zaangażowanych oraz mniejsze zapotrzebowanie na materiały piśmiennicze i drukarskie,
• ułatwienie wdrożenia do zadań nowych pracowników – krótkie szkolenie wdraża ich do pracy, a następnie szybko mogą oni rozpocząć wykonywanie obowiązków, dzięki intuicyjnemu prowadzeniu systemu.

Elektroniczny obieg dokumentów – wady

Digitalizacja w przedsiębiorstwie ma niewiele wad. Są to:

• poprawne katalogowanie i archiwizacja (nie ma miejsca na błędy),
• dodatkowe drukowanie dokumentów (w celu przeczytania).

Jakie dokumenty można przekazywać ?

System ten nadaje się idealnie do takich dokumentów jak:

• faktury,
• zamówienia,
• pisma urzędowe,
• delegacje,
• umowy,
• urlopy.

Szczególnie przedsiębiorstwa z długim czasem obiegu dokumentów i licznymi błędami w procesach będą profitować z elektronicznego ich obiegu. Nowoczesne systemy gwarantują duże bezpieczeństwo, wzrost efektywności pracy a dzięki prostocie obsługi mogą być bardzo szybko zintegrowane z przedsiębiorstwem.